L’obligation d’information du salarié au moment de l’embauche est renforcée (et précisée)

 

En application de la loi n°2023-171 du 9 mars 2023, transposant la directive européenne n°2019-1152 du 20 juin 2019, et de son décret d’application (décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023), l’obligation d’information des salariés qui pèse sur l’employeur est renforcée depuis le 1er novembre 2023.

Cette obligation d’information est applicable aux nouveaux embauchés mais également aux salariés dont le contrat est en cours.

Une exception à cette obligation d’information est cependant prévue : elle n’est pas applicable en cas de recours au CESU pour les emplois dont la durée de travail n’excède pas trois heures par semaine au cours d’une période de référence de quatre semaines[1].

[1] Article 19-I de la loi n°2023-171 du 9 mars 2023
  • Quelles informations ?

Conformément à l’article L.1221-5-1 du code du travail, créé par la loi susvisée, l’employeur est tenu de remettre au salarié, par écrit, les « informations principales relatives à la relation de travail ». Ce texte n’était toutefois pas encore applicable car il a fallu attendre le décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023 pour avoir la liste précise des informations dues au salarié. Cette liste est détaillée à l’article R. 1221-34 du code du travail tandis que l’article R. 1221-35 fixe les délais applicables pour transmettre lesdites informations et la forme que doit revêtir celles-ci.

Liste des informations devant être communiquées par l’employeur à tous les salariés Modalités d’information : possible renvoi aux dispositions législatives et réglementaires ou aux stipulations conventionnelles applicables ? Délai d’information : dans les 7 jours calendaires de l’embauche Délai d’information : dans le mois de l’embauche
L’identité des parties à la relation de travail OUI
Le / les lieu(x) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur OUI
L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi OUI
La date d’embauche OUI
Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai OUI OUI
Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 OUI OUI
La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée OUI OUI
La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail OUI OUI

 

Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération OUI OUI
La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes OUI OUI
Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement OUI
Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées. OUI OUI

En plus des informations susvisées :

  • les salariés engagés via un contrat de travail à durée déterminée doivent être informés individuellement et dans les sept jours calendaires suivant l’embauche de « la date de fin ou la durée prévue » du terme du contrat.
  • les salariés engagés dans le cadre d’une relation de travail temporaire doivent être informés individuellement et dans le mois suivant l’embauche de « l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ».

 

  • Quelle forme doit revêtir la communication des informations ?

Aux termes de l’article R. 1221-39 du code du travail, l’employeur a le choix entre la forme papier, sous réserve d’utiliser un moyen lui conférant une date certaine, et la forme électronique. Cette seconde option n’est possible que si le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous ce format, si les informations peuvent être enregistrées et imprimées et si l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception des informations communiquées.

Un arrêté est attendu pour proposer trois modèles de documents permettant à l’employeur d’accomplir plus facilement son obligation d’information. L’obligation pesant sur l’employeur est toutefois applicable depuis le 1er novembre 2023.

  • Quelle obligation pèse sur l’employeur pour les salariés déjà en poste au 1ernovembre 2023 ?

Les salariés déjà en poste au 1er novembre 2023 peuvent demander à tout moment communication des informations listées qui ne leur ont pas encore été données. L’employeur est alors tenu de répondre dans un délai de sept jours ou un mois selon l’information concernée.

  • Que faire si les informations communiquées doivent être mises à jour en cours de contrat ?

La réponse à cette question est donnée par l’article R. 1221-40 du code du travail.

Sauf si la modification d’informations résulte d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles, l’employeur doit remettre au salarié un document précisant quelles sont ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date d’effet de la modification.

  • A quoi s’expose l’employeur qui ne remplit pas on obligation d’information ?

Avant de pouvoir saisir un Conseil de prud’hommes, le salarié qui n’a pas reçu communication des informations requises, devra au préalable mettre l’employeur en demeure de les lui communiquer[1]. Ce n’est que si l’employeur ne s’exécute pas dans les sept jours calendaires suivant la réception de la mise en demeure, que le salarié peut intenter une action devant le Conseil de prud’hommes.

[1] C. trav., art. L.1221-5-1 et R. 1221-41
  • Et pour les salariés détachés à l’étranger ?

Le décret du 30 octobre 2023 a créé les articles R. 1221-36 et R. 1221-37 du code du travail au sujet des informations à communiquer aux salariés exerçant habituellement leur activité professionnelle en France qui sont appelés à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives. Ces informations doivent être communiquées au salarié avant son départ à l’étranger.

Les informations générales dues à tous les salariés sont bien évidemment également applicables. En plus de celles-ci, des informations spécifiques doivent être communiquées :

  • Le / les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;
  • La devise servant au paiement de la rémunération (cette information peut être donnée via un renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou stipulations conventionnelles applicables) ;
  • Le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;
  • Des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.

Le salarié détaché pour une durée supérieure à 4 semaines dans le cadre d’une prestation de services européenne doit en outre se voir communiquer les informations suivantes :

  • La rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’Etat d’accueil (cette information peut être donnée via un renvoi aux dispositions législatives, réglementaires ou stipulations conventionnelles applicables) ;
  • Le cas échéant, les allocations propres au détachement et les modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture ;
  • L’adresse du site internet national mis en place par l’Etat d’accueil conformément aux dispositions de l’article 5, paragraphe 2 de la directive 2014/67/UE du Parlement européen et du Conseil du 15 mai 2014 relative à l’exécution de la directive 96/71/CE.

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