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Coronavirus : Comment respecter ses obligations sans céder à la panique

Laetitia Ternisien

INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE

 

Chaque jour, l’épidémie due au coronavirus « nCoV-2019 » prend de l’ampleur, l’ensemble du territoire national est désormais touché avec plusieurs zones de regroupement de cas, dits “clusters”.

Comment respecter ses obligations sans céder à la panique, adapter son activité et son organisation, limiter les conséquences néfastes pour l’entreprise, faire face aux cas suspectés voire avérés au sein de son personnel, quel serait l’impact du passage au « stade 3 » présenté comme imminent, les questions auxquelles les employeurs doivent répondre au quotidien sont nombreuses et les réponses en constante évolution.

RAPPEL DES OBLIGATIONS

L’employeur est tenu à l’égard de ses salariés d’une obligation de sécurité dont il doit assurer l’effectivité en mettant en œuvre toutes mesures pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés.

Article L. 4121-1 du Code du travail : « L’employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Ces mesures comprennent :

  1. Des actions de prévention des risques professionnels, y compris ceux mentionnés à l’article L. 4161-1 ;
  2. Des actions d’information et de formation ;
  3. La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés.

L’employeur veille à l’adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l’amélioration des situations existantes. »

En cas de risque avéré ou réalisé, l’employeur voit sa responsabilité engagée, sauf s’il est en mesure de démontrer que les mesures de prévention nécessaires pour l’éviter ont été prises.

De leur côté, les salariés doivent se conformer aux instructions de leur employeur en respectant les consignes sanitaires qui leurs sont données.

Article L. 4122-1 du code du travail : « Conformément aux instructions qui lui sont données par l’employeur, il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail. »

 

QUELLES SONT LES RECOMMANDATIONS À SUIVRE ?

INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE

 

COMMUNIQUER RÉGULIÈREMENT

Même en l’absence de tout cas suspect parmi les effectifs, il est recommandé de diffuser les informations et de régulièrement mettre à jour une communication détaillant notamment :

  • la marche à suivre en interne pour les salariés en fonction de leur situation spécifique :
    –   salariés identifiés par l’ARS comme cas de contact à haut risque et donc placer à l’isolement,
    –   salariés revenant de zones d’exposition à risque (à l’étranger ou en France) et/ou identifier comme cas de contact (mais pas à haut risque),
    –   salariés dont l’enfant fait l’objet d’une période d’isolement ou est dans un établissement scolaire qui fait l’objet d’une fermeture,
  • un rappel du dispositif spécifique mis en place afin que les salariés empêchés de travailler pour cause du Covid-19 sans être contaminés (salariés devant être placés en quarantaine ou dont les enfants ne peuvent aller à l’école) puissent bénéficier d’indemnités journalières de la sécurité sociale (sans délai de carence) ;
  • Les instructions relatives aux voyages professionnels (que ce soit dans les zones à risques ou quelle que soit la destination) : restrictions, gel, autorisation expresse préalable, etc. voire des préconisations s’agissant des voyages à titre privé des salariés (le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères recommande désormais de reporter les déplacements non indispensables à l’étranger, en particulier hors de l’Union européenne pour limiter la propagation du virus) ;
  • Le cas échéant : la mise à disposition des salariés de gel hydroalcoolique et/ou de masques.
AFFICHER DANS L’ENTREPRISE LES GESTES BARRIÈRES

DÉSIGNER UN RÉFÉRENT

Que ce soit la situation des salariés revenant de zones à risques, résidant ou revenant d’une zone de circulation active du virus en France, celle de salariés ayant des enfants placés en quatorzaine ou dont l’établissement scolaire est fermé ou encore celle de salariés ayant pu être en contact avec des personnes infectées (cas contact que ce soit ou non à haut risque), de nombreuses situations individuelles doivent être gérées.

A cet effet, la désignation d’un (voire de plusieurs) interlocuteur dédié au sein de l’entreprise est souhaitable, celui-ci sera le point de contact tant des salariés que des autorités.

En outre, il pourra être chargé d’assurer un suivi / état des lieux de la situation dans l’entreprise en recensant notamment :

  • les salariés revenant de zones à risques,
  • les salariés ayant été en contact avec des personnes suspectées ou contaminées,
  • les salariés détachés / expatriés dans des zones à risques,
  • les mesures prises selon les situations (information, formation, télétravail, prise de contact avec les services médicaux, hospitalisation, isolation, etc.).

Afin d’assurer ce suivi, il pourra être envisagé de diffuser un questionnaire à chacun des salariés. Ce questionnaire permettrait d’une part de responsabiliser les salariés par rapport à la collectivité et d’autre part, de démontrer que l’employeur a fait ses meilleurs efforts pour protéger/préserver la santé et la sécurité des salariés.

CAS PARTICULIER DES SALARIÉS EN CONTACT PROCHE AVEC DE NOMBREUSES PERSONNES

Lorsque les contacts sont prolongés et proches, les employeurs doivent adopter des mesures spécifiques et complémentaires aux mesures barrières recommandées par les autorités de santé publique (saluer sans se serrer la main, éviter les embrassades, se laver les mains très régulièrement, tousser ou éternuer dans son coude, utiliser des mouchoirs à usage unique) telles que par exemple : l’installation d’une zone de courtoisie d’au moins un mètre, le nettoyage régulier des surfaces avec un produit approprié, la fourniture de gel hydroalcoolique et de mouchoirs à usage unique en quantité suffisante, etc.

INFORMER RÉGULIÈREMENT LES INSTANCES REPRÉSENTATIVES DU PERSONNEL

Outre les cas d’information et/ou de consultation des instances représentatives sur des sujets donnés (tel que l’actualisation du document d’évaluation des risques, la mise en œuvre de l’activité partielle, etc.), il semble souhaitable d’informer régulièrement les représentants du personnel de la situation dans l’entreprise, de l’ensemble des mesures mises en place et de leur évolution.

En outre, le CSE peut être réuni à la demande motivée de deux de ses membres, sur des sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail.

METTRE À JOUR LE DOCUMENT D'ÉVALUATION DES RISQUES

Le ministère du travail considère que l’actualisation du document unique d’évaluation des risques prévue à l’article R. 4121-2 du code du travail est requise du fait de l’épidémie actuelle liée au virus COVID-19 et qu’elle doit prévoir les mesures de prévention et de protection adéquates pour réduire au maximum les risques de contagion sur le lieu de travail ou à l’occasion du travail.

Cette actualisation requiert l’intervention des instances représentatives du personnel (CSE) et du service de santé au travail.

Dans l’hypothèse où des entreprises extérieures interviennent dans les locaux de l’entreprise, il conviendra également de mettre à jour les plans de prévention applicables conformément aux dispositions de l’article R. 4513-4 du code du travail.

QUE FAIRE EN CAS DE SUSPICIONS DE CONTAMINATION PARMI LES SALARIÉS
  1. Informer sans délai la médecine du travail et l’agence régionale de santé dont l’établissement dépend ;
  2. Procéder au nettoyage des espaces de travail au sein desquels le salarié concerné a pu se rendre ;
  3. Privilégier le télétravail dans tous les cas où cela est possible. A défaut, réorganiser le ou les postes de travail concerné(s) pour limiter au maximum les contacts.

Si le télétravail n’est pas possible, s’assurer que le ou les salarié(s) concerné(s) :

  1. respecte(nt) scrupuleusement les gestes barrières ;
  2. évite(nt) les lieux où se trouvent des personnes fragiles, toute réunion non indispensable (conférences, réunions, séminaires, etc.), les lieux pouvant induire des contacts proches (cantine, ascenseurs, etc.).
QUE FAIRE EN CAS DE PLACEMENT DE SALARIÉS EN QUATORZAINE OU DE SALARIÉS CONTAMINÉS ?

Face à des suspicions avec placement en quatorzaine, voire même des cas avérés au sein de l’entreprise, le premier réflexe de l’employeur devra être d’informer la médecine du travail et l’agence régionale de santé dont il dépend.

L’employeur devra également demander aux salariés concernés de recenser l’ensemble des personnes avec lesquelles il a été en contact tant au sein de l’entreprise, qu’avec des prestataires de l’entreprise, ses clients, etc. et déterminer la communication et les actions à mettre en œuvre à leurs égards en lien avec les autorités sanitaires.

En cas de placement en quatorzaine, il conviendra d’étudier avec le salarié les options envisageables (télétravail ou non essentiellement).

S’agissant des espaces de travail, en cas de contamination avérée, le gouvernement préconise les mesures suivantes, le coronavirus pouvant probablement survivre plusieurs heures sur des surfaces sèches :

  • nettoyage avec un produit approprié de l’ensemble des espaces auxquels le salarié concerné a pu avoir accès ;
  • équipement des personnes en charge du nettoyage avec une blouse à usage unique et gants de ménage (le port d’un masque de protection respiratoire n’est pas nécessaire du fait de l’absence d’aérosolisation par les sols et surfaces) ;
  • entretien des sols en privilégiant une stratégie de lavage-désinfection humide de sorte que :
    –   les sols et surfaces soient nettoyés avec un bandeau de lavage à usage unique imprégné d’un produit détergent,
    –   les sols et surfaces soient ensuite rincés à l’eau du réseau d’eau potable avec un autre bandeau de lavage à usage unique,
    –   un temps de séchage suffisant de ces sols et surfaces soit laissé,
    –   les sols et surfaces doivent être désinfectés avec de l’eau de javel diluée avec un bandeau de lavage à usage unique différent des deux précédents.
QUE FAIRE SI UN SALARIE REFUSE DE RESPECTER LES CONSIGNES

Si un salarié refuse de respecter un placement à l’isolement préconisé par l’ARS ou le télétravail par exemple, il sera possible de mettre en œuvre une procédure disciplinaire à son égard avec, le cas échéant, une mise à pied à titre conservatoire.

FAIRE FACE A UNE BAISSE D’ACTIVITÉ : LE REPORT DES COTISATIONS

Si un salarié refuse de respecter un placement à l’isolement préconisé par l’ARS ou le télétravail par exemple, il sera possible de mettre en œuvre une procédure disciplinaire à son égard avec, le cas échéant, une mise à pied à titre conservatoire.

Le gouvernement a annoncé que les entreprises pouvaient demander le report de leurs charges sociales et fiscales dès le début du mois de mars.

Les URSSAF précisent sur leur site que cette demande peut être faite soit en ligne à partir de l’espace de chaque entreprise en adressant un message via la rubrique « Une formalité déclarative »

Les URSSAF précisent sur leur site que cette demande peut être faite soit en ligne à partir de l’espace de chaque entreprise en adressant un message via la rubrique « Une formalité déclarative » > « Déclarer une situation exceptionnelle » soit par téléphone au 3957

De son côté le trésor renvoie à l’adresse email suivante : covid.dge@finances.gouv.fr

Enfin, le 12 mars 2020, Bruno Le Maire a déclaré « Nous allons leur proposer ce report. Ce n’est pas à elle de le demander, c’est l’administration sociale et fiscale qui va proposer aux entreprises le report de leurs charges sociales et de leurs charges fiscales, a-t-il déclaré. Si, au bout du compte, des entreprises ne peuvent pas payer, nous ferons des dégrèvements fiscaux. »

FAIRE FACE A UNE BAISSE D’ACTIVITÉ : LE DISPOSITIF D’ACTIVITÉ PARTIELLE

Le ministère du travail a confirmé la possibilité de recourir au dispositif d’activité partielle dans le cadre d’une baisse d’activité liée à l’épidémie de Covid-19 (Questions/réponses pour les entreprises et les salariés du Ministère du travail mises à jour le 9 mars 2020).

Ce dispositif vise à permettre à un employeur de réduire provisoirement les horaires, voire à suspendre momentanément l’activité des salariés, lorsqu’il fait face à des difficultés économiques le contraignant à réduire temporairement son activité en raison de circonstance de caractère exceptionnel ou de la conjecture économique (article R.5122-1 du code du travail).

La mise en œuvre de ce dispositif entraînant la réduction du temps de travail de certains salariés du Paradis Latin en-dessous de la durée légale ou conventionnelle hebdomadaire nécessite :

  • la consultation préalable du Comité social et économique sur les motifs de recours à ce dispositif, les catégories professionnelles et activités concernées, le niveau et les modalités de mise en œuvre des suspensions d’activités ou des réductions d’horaires (article L.2312-8 du code du travail) ;
  • l’obtention d’une autorisation d’activité partielle : La demande d’autorisation devra être motivée et ainsi préciser (i) les motifs justifiant le recours à l’activité partielle, (ii) la période prévisible de sous-activité, et (iii) le nombre de salariés concernés. L’avis du CSE devra également être transmis à l’administration.

Les demandes sont instruites sous un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la demande, l’absence de décision dans ce délai valant acceptation implicite de la demande. Le CSE devra être informé de la décision de l’administration (article R.5122-4 du code du travail).

Les demandes doivent être déposées sur le portail dédié : https://activitepartielle.emploi.gouv.fr/aparts/ en amont du placement effectif des salariés en activité partielle.

Toutefois, s’il n’est pas possible d’anticiper les demandes d’activité partielle avant le placement des salariés en activité partielle, il est prévu que les employeurs puissent déposer leur demande d’activité partielle dans un délai raisonnable après le début de la période demandée.

  • l’information individuelle des salariés ainsi que, le cas échéant, la communication des modifications apportées à l’horaire collectif de travail à l’inspecteur du travail (article D.3171-17 du code du travail).

Pour toutes les heures chômées intervenant dans la limite de la durée légale hebdomadaire de 35 heures, le salarié bénéficie d’une indemnité à la charge de l’employeur, correspondant à un pourcentage de sa rémunération brute (70 % de la rémunération horaire brute).

Pour accompagner le versement de cette indemnité, l’employeur perçoit, pour chaque heure chômée ouvrant droit à indemnisation, une allocation cofinancée par l’Etat et l’organisme gestionnaire du régime d’assurance chômage (Unédic) et dont le taux s’élève à :

  • 7,74 euros par heure chômée pour les entreprises de 1 à 250 salariés ;
  • 7,23 euros par heure chômée pour les entreprises de plus de 250 salariés.
FAIRE FACE À UNE HAUSSE D'ACTIVITÉ

Dans ses questions/réponses pour les entreprises et les salariés mises à jour le 9 mars 2020, le ministère du travail a détaillé les dispositions du code du travail permettant de déroger aux durées maximales de travail et aux repos comme suit :

Ces mesures peuvent être appliquées dans des situations d’urgence sur des périodes limitées après information de l’inspection du travail.

COMMENT METTRE EN ŒUVRE LE TÉLÉTRAVAIL

Même si l’accord des salariés reste à privilégier, le télétravail peut être mis en œuvre unilatéralement lorsque l’aménagement du poste de travail est rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et pour garantir la protection des salariés.

L’article L. 1222-11 du code du travail mentionne le risque épidémique comme pouvant justifier le recours au télétravail sans l’accord du salarié.

La mise en œuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite aucun formalisme particulier. Toutefois, le CSE doit être consulté en cas de modification importante de l’organisation du travail (article L. 2312-8 du code du travail).

RÉPONDRE AUX DEMANDES D’INFORMATION DES CLIENTS, FOURNISSEURS ET PRESTATAIRES

De plus en plus de sociétés requièrent de leurs prestataires, fournisseurs, clients, etc. pouvant se rendre dans leurs locaux des attestations de non-contamination de leurs salariés et/ou la transmission d’information sur les salariés suspectés d’être contaminés et/ou les salariés contaminés.

Il s’agit de données médicales et donc particulièrement sensibles.

Sur la base du rappel des règles applicables fait par la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/coronavirus-covid-19-les-rappels-de-la-cnil-sur-la-collecte-de-donnees-personnelles), la communication de données nominatives sur les salariés à des tiers ne semblent pas possible ni même souhaitable.

NOUS RÉPONDONS À VOS QUESTIONS

Faut-il acheter des masques ?

Outre les difficultés d’approvisionnement, cela ne semble pas nécessaire dans la mesure où le port du masque n’est recommandé que pour les personnes malades et qui ne seront dès lors plus par hypothèse présentes dans l’entreprise.

Peut-on surveiller la température de ses équipes ?

Il s’agit d’une mesure extrêmement intrusive qui ne pourra se justifier que par des circonstances très particulières (salariés en contact prolongés et proches avec des personnes fragiles par exemple) et qui ne peut être systématisée pour l’ensemble des salariés compte tenu de la situation actuelle.

Faut-il systématiser le télétravail ?

À ce stade, il s’agirait d’un recours à titre préventif. Cela ne semble pas nécessaire mais peut notamment permettre de tester les infrastructures informatiques, le mode de fonctionnement des équipes dans cette configuration afin d’y apporter les aménagements nécessaires si et lorsque le télétravail sera requis. Certaines entreprises y ont recours à plus ou moins grande échelle et incite leurs salariés à emporter chaque soir leur matériel informatique pour être en mesure de télétravailler si cela s’avérait nécessaire.

Faut-il annuler les réunions, séminaires ?

Dans les circonstances actuelles, une interdiction générale de toute réunion physique ou séminaire ne semble pas nécessaire et il faut privilégier une analyse au cas par cas en veillant pour celles qui seront maintenues au respect des gestes barrières et dans la mesure en aménageant les espaces de sorte à laisser une distance d’au moins un mètre entre chaque participant.

Qu’en est-il du droit de retrait des salariés ?

En vertu des articles L. 4131-1 et suivants du code du travail, un travailleur peut se retirer d’une situation de travail dont il a un motif raisonnable de penser qu’elle présente un danger grave et imminent pour sa vie ou sa santé. Il doit alerter l’employeur de cette situation. Il s’agit d’un droit individuel et subjectif.

La position du gouvernement est que sauf inaction des employeurs, l’exercice du droit de retrait par les salariés dans le contexte actuelle ne serait pas justifié. Toutefois, cette question relève de l’appréciation souveraine des juridictions.

Toute l’équipe de droit social du cabinet se tient à votre disposition pour toutes questions que vous pourriez avoir sur ce qui précède.