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COVID -19 Ordonnances du 25 mars 2020 : Assouplissement des conditions de réunion des organes sociaux et d’arrêté des comptes

Marie-Emmanuelle Amphoux , Nicolas Goetz

Aux termes de la Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à la propagation de l’épidémie de covid-19, le Gouvernement a notamment été autorisé à prendre par ordonnances toute mesure :

« f) Simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;

g) Simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu’adaptant les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes ; »

C’est dans ce cadre que deux ordonnances n°2020-318 [1] et n°2020-321 [2] du 25 mars 2020 sont venues simplifier les conditions de réunion des organes sociaux et assouplir le calendrier d’arrêté et d’approbation des comptes annuels.

[1] Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie de covid-19

[2] Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

1. ORDONNANCE N°2020-321 - ADAPTATION DES RÈGLES DE RÉUNION ET DE DÉLIBÉRATION DES ASSEMBLÉES ET ORGANES DIRIGEANTS OU DE CONTRÔLE

Cette ordonnance adapte les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des personnes morales comme des entités de droit privé ne jouissant pas de la personnalité morale, en vue d’assurer la continuité de leur fonctionnement et d’en sécuriser les réunions tenues ou à tenir dans le contexte actuel.

Ces mesures sont applicables rétroactivement à compter du 12 mars jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 (article 11 de l’ordonnance n°2020-321).

 

     1.1. Champ d’application

Le champ d’application de l’ordonnance englobe l’ensemble des personnes morales et des entités de droit privé ne jouissant pas de la personnalité morale. Sont ainsi visées sans caractère limitatif : les sociétés civiles et commerciales (en ce compris les sociétés en participation, masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers), GIE et GEIE, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds de dotation, fonds de pérennité, associations et fondations (article 1 de l’ordonnance n°2020-321).

Les mesures prévues s’appliquent à l’ensemble des assemblées (AGO, AGE, assemblées spéciales) et des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction (conseils d’administration, conseils de surveillance et directoires), confrontés chacun aux difficultés de se réunir en raison des mesures édictées pour lutter contre la propagation du covid-19.

L’ordonnance établit une distinction entre d’une part les assemblées et d’autre part les organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction mais apporte une réponse unifiée à ces problèmes.

 

     1.2. Réunion des conseils d’administration, de surveillance et de direction 
  •  Extension du recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication

Le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication est autorisé pour l’ensemble des réunions des organes collégiaux, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels, sans condition d’insertion du recours à ces moyens dans les statuts et le règlement intérieur et sans qu’une clause contraire des statuts ne puisse s’y opposer (article 8 de l’ordonnance n°2020-321).

Afin de garantir l’intégrité des débats, les moyens techniques utilisés doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective, la transmission d’au moins la voix des participants et la mise en œuvre de processus permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations suffisant pour remplir cette condition.

  • Extension et assouplissement du recours aux consultations écrites

Le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction est étendu et assoupli (article 9 de l’ordonnance n°2020-321).

Le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels sans condition d’insertion du recours à ce moyen dans les statuts et le règlement intérieur et sans qu’une clause contraire des statuts ne puisse s’y opposer.

La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions, en particulier de délais, assurant la collégialité des délibérations.

 

     1.3. Convocation et tenue des assemblées générales

        1.3.1. Règles de convocation et d’information

En premier lieu, s’agissant des sociétés cotées, l’ordonnance écarte toute nullité des assemblées lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pu l’être en raison de circonstances extérieures à la société (par exemple impossibilité d’accéder aux locaux ou de préparer les convocations nécessaires, dans le contexte de l’épidémie de covid-19) (article 2 de l’ordonnance n°2020-321).

Aux termes de l’article 3 de l’ordonnance, l’exercice dématérialisé du droit de communication dont les membres des assemblées disposent préalablement à la tenue de l’assemblée est étendu et assoupli, autorisant ainsi le recours aux messages électroniques. Cependant et sous réserve de cet aménagement, le droit de communication demeure régi par les dispositions propres à chaque assemblée.

Par ailleurs, les formalités de convocation des assemblées dont le lieu et le mode de participation seront modifiés par application des modes alternatifs de participation prévus par l’ordonnance (cf. infra point 1.3.2) sont aménagées à titre exceptionnel (article 7 de l’ordonnance n°2020-321).

Sont particulièrement concernées les entités ayant initié ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date.

Dans ce cas, l’organe compétent de l’entité qui décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée à huis clos, par visioconférence ou consultation écrite, devra en informer les actionnaires ou membres, soit par voie de communiqué pour les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés, ce sans avoir à renouveler les formalités déjà accomplies à la date de cette décision – toute irrégularité de convocation étant écartée – (mais sans préjudice de celles restant à accomplir).

 

        1.3.2. Règles de participation et de délibérations

  • Possibilité de tenir les assemblées à huis clos

La tenue des assemblées à « huis clos » (i.e. sans la participation physique ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication de leurs membres – et des autres participants autorisés, tels que les commissaires aux comptes et représentants des instances représentatives du personnel) est exceptionnellement autorisée, ce afin de ne pas empêcher l’adoption de décisions dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significativement défavorables (par exemple sur l’octroi de financement) (article 4 de l’ordonnance n°2020-321).

Toutefois, le recours à ce dispositif dérogatoire est soumis à la condition que l’assemblée ait été convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

Si cette mesure déroge, à titre exceptionnel et temporaire, au droit des membres des assemblées d’assister aux séances (ainsi qu’aux droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance, tels que par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance), elle ne doit pas affecter les autres droits (tels que l’exercice du droit de vote ou le droit de poser des questions écrites) qui s’exercent selon les modalités prévues par les textes leur étant applicables.

Quand la décision de tenue à « huis clos » d’une assemblée est prise, les membres de l’assemblée (et autres participant autorisés) doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (tel que documents de convocation) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.

Les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l’ordonnance (telles que, envoi d’un pouvoir, vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée le décide, visioconférence ou moyens de télécommunication).

  • Facilitation des modes alternatifs de participation aux assemblées

Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos, les modes de participation par visioconférence ou consultations écrites sont étendus à titre exceptionnel (articles 5 et 6 de l’ordonnance n°2020-321).

2. ORDONNANCE N°2020-318 - ADAPTATION DES RÈGLES RELATIVES À L'ÉTABLISSEMENT, L'ARRÊTÉ, L'AUDIT, LA REVUE, L'APPROBATION ET LA PUBLICATION DES COMPTES
     2.1. Prorogation du délai de présentation des comptes par le directoire au conseil de surveillance

Le délai de trois mois suivant la clôture de chaque exercice imparti au directoire pour présenter au conseil de surveillance aux fins de vérification et de contrôle les comptes annuels (et le cas échéant les comptes consolidés), accompagnés du rapport de gestion et de tous autres documents légalement requis, est prorogé de trois mois (art. 1 de l’ordonnance n°2020-318).

Seules les sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020 peuvent bénéficier de cette prorogation.

Cette prorogation ne s’applique pas aux sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

 

     2.2.Prorogation du délai d’établissement des comptes par le liquidateur

Le délai de trois mois suivant la clôture de chaque exercice imparti au liquidateur de toutes sociétés commerciales dont la dissolution a été décidée pour établir les comptes annuels et le rapport visé à l’article L.237-25 du code de commerce est prorogé de deux mois (art. 2 de l’ordonnance n°2020-318).

A nouveau, seules les sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire en vigueur peuvent bénéficier de cette prorogation.

 

     2.3.Prorogation du délai d’approbation des comptes

Les délais imposés par tout texte législatif ou réglementaire ou par les statuts d’une personne morale (en ce compris notamment les SAS) ou d’une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois (art. 3 de l’ordonnance n°2020-318).

Cette prorogation a un champ d’application très large : sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, sociétés en participation.

Cependant cette prorogation ne s’applique pas aux personnes et entités qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Seules les personnes et entités clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire en vigueur, peuvent bénéficier de cette prorogation.

Ainsi, les sociétés clôturant leurs comptes le 31 décembre 2019 ont jusqu’au 30 septembre 2020 pour les faire approuver.

S’agissant des établissements de crédit ou entreprises d’investissement et des sociétés de gestion de portefeuille, l’on peut raisonnablement induire de l’ordonnance que les délais d’approbation des comptes et/ou de transmission desdits comptes aux autorités de tutelle fixés par la réglementation ACPR et AMF sont également prorogés de trois mois.

 

     2.4. Prorogation du délai d’établissement des documents de gestion prévisionnelle

Les sociétés d’une certaine taille – celles employant au moins 300 salariés ou réalisant au moins 18 millions d’euros de chiffre d’affaires – doivent établir une situation de l’actif réalisable et disponible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement prévisionnel.

Les délais imposés au conseil d’administration, au directoire ou aux gérants en application de l’article R. 232-2 du code de commerce pour établir les documents précités sont prorogés de deux mois (art. 4 de l’ordonnance n°2020-318).

Cette prorogation s’applique aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence en vigueur.